Napjainkban rengeteg olyan foglalkozás van, aminek hallattán felkapjuk a fejünket: ez vajon mit takar? Van ennek értelme, vagy ez is csak amolyan kamupozíció, aminek nincs hozzáadott értéke? Különösen multinacionális nagyvállalati környezetben ütik fel a fejüket olyan foglalkozások, amelyek mögöttes tartalmát szinte kizárólag csak az érti, aki benne dolgozik – de még a legközelebbi családtagjainak sem tudja maradéktalanul megmagyarázni, mit is csinál pontosan.

Úgy hozta az élet, hogy Humán érdeklődésű szakemberként 12 évig az IT szektorban dolgoztam, elsősorban projekteken, projektvezetőként. Számomra ez egy nagyon tanulságos és inspiráló időszak volt, a tapasztalataimat pedig az élet minden területén tudom kamatoztatni. 

Meggyőződésem, hogy amikor az „és te mit dolgozol” kérdésre hosszú éveken át a „projektvezető” választ adtam, sokszor fogalma sem volt a kérdezőnek, valójában mit is csinálok. Valami multis, úri huncutság, legyinthettek gondolatban, és nem firtatták tovább. Néha belelkesedtem, és meséltem a dolgok hátteréről, hogy mi is pontosan a feladatom, és hogy hogyan koordinálom a népeket a nagy közös cél érdekében, de máskor csak annyiban hagytam a dolgot, hogy  „az IT szektorban tevékenykedem”, amivel megnyertem magam az örökös jogot bármilyen technikai jellegű probléma elhárítására („Krisztike számítógépekkel dolgozik, kérdezd meg őt, mi van az e-maileddel.”) Ez valószínűleg az én hiányosságom, bizonyosan nem jól kommunikáltam funkcióm lényegét. 

Kísérletet teszek hát arra, hogy pótoljam ezt a hiányosságot, és bemutatom azt a 9 fontos dolgot, amit én a Projektvezetői szakmán keresztül tanultam meg. Íme az első „lecke”, az én tollamból, az én egyéni tapasztalataim és preferenciám alapján.

1. Minden a „Miért”-ekkel kezdődik.

Most remekül hangozna, ha azt mondanám, hogy természetesen minden projektem úgy indult, hogy a megbízóval és a projektcsapattal lelkesen leültünk átbeszélni, milyen cél irányába fogunk dolgozni, milyen hozadékot vár az üzlet a befektetett energiáinkból, és aztán ennek mentén építettük fel a közös tervet, vagy váltunk el egymástól ily közös cél hiányában, nagy boldog egyetértésben. Egy projektben ugyanis azért csinálunk valamit, hogy annak legyen egy bizonyos eredménye, hatása, tehát csak ezt a kívánt hatást fókuszpontba téve tudunk eredményesen tervezni.

A valóság ezzel szemben az volt, hogy a szervezetben, ahol dolgoztam, nem létezett Üzleti Elemző (Business Analyst) munkakör. Tehát, éppen az a funkció hiányzott, amely biztosítani hivatott, hogy tudjuk, miért kezdünk bele a közös munkába. 

Tovább megyek: amikor fejest ugrasztottak az első önálló projektembe, még azt sem tudtam, hogy egyáltalán létezik ilyen munkakör! Klasszikusan szakértőből kinevelkedett projektvezető vagyok, azaz kellő technikai és folyamatbéli tudással rendelkeztem az adott szektorban, azonban nem kaptam előzetesen semmiféle projektvezetői, pláne nem üzleti elemzői képzést.  Így az első projektjeimben bizony sokszor hánykolódtam a tengeren biztos partvidékek után nézve, és sok időt töltöttem a tervezés előtti analízissel, hogy megértsem, mit is fogunk csinálni, mielőtt belevágtam volna a konkrét megvalósításba. Évekkel később jöttem rá, mikor már más szervezetek munkájába is betekintést nyertem, hogy valójában üzleti elemzést végeztem projektvezetőként, amolyan kettő az egyben funkcióban.

És hogy mi volt annak a hozadéka, amikor üzleti elemző nélkül, alacsony önismerettel rendelkező ügyféllel, kezdő projektvezetőként próbálunk evickélni az elvárások tengerében?

Egyik ügyfelünkkel például hosszadalmas projektbe vágtunk azzal az általuk megjelölt céllal, hogy minél több őket érintő technikai szolgáltatást kiszervezzünk költséghatékonyabb régiókba. Az előre meghatározott és a munka végén elvárt eredmény az volt, hogy az összes érintett ágazatban jelentős költségmegtakarítás jelentkezzen. Ez a törekvés sikeres is volt, a projektet eredményesen kiviteleztük, a folyamatokat a változásoknak megfelelően adaptáltuk, teszteltük, átadtuk. A projekt sikeres volt, mégsem működött. Mi történt?

Amire ügyfelünk nem készült fel, az az, hogy a náluk végbement szervezeti változások az ő saját ügyfeleikre is kihatással lesznek. Nem becsülték fel, hogy a megváltozott munkafolyamatok, kommunikációs csatornák, procedúrák nem csak kedvező irányba befolyásolhatják az ő eredményeiket. Végül úgy találták, hogy a változtatásokkal nem tudják a  korábban megszokott színvonalat biztosítani az ő ügyfeleiknek, így az első adandó alkalommal “visszacsinálták” a korábban már lezárt és sikeresnek ítélt projektet, és visszaépítették az eredeti állapotot.

Nincs annál frusztrálóbb érzés, mint amikor egy hosszú, stresszes, kemény munkával teli időszak után azt érezzük: nem azt hoztuk létre, amit a megbízónk valójában szeretett volna. Nem arról van szó ilyenkor, hogy ne lett volna sikeresen elvégezve a betervezett feladat, vagy elfogadva annak eredménye, mégis megesik, hogy még egy kifejezetten produktív időszak végén is ott lebeg a levegőben valamilyen kimondatlan hiány, egy szorongató érzés, hogy törekvéseink mégsem hozták el a kívánt eredményt. De mi is volt a kívánt eredmény? Ezt a kérdést nem elég csak a felszínen megkapargatni!

Amikor üzleti projektbe vágunk, az elsődleges kérdés, amit minden résztvevőnek fel kell tennie, az az, hogy mi ennek a projektnek a valódi hozzáadott értéke 1) saját cégünk és 2) ügyfeleink számára? Ez a szemlélet iránytűként vezet bennünket, hogy a leszállítandó feladatok végtelen tengerén, a határidők és a költségek habjain sodródva mindig szem előtt tarthassuk, miért is szálltunk vízre egyáltalán. 

Szívbéli javaslatom úgy projektvezetőként mint mentáltrénerként a következő: tanuljátok meg, hogy mielőtt bármilyen kezdeményezésbe belevágtok, ami majd sok időtöket, pénzeteket, erőforrásotokat fogja felemészteni – akár az üzleti, akár a privát életetekben-, megkérdezitek magatoktól: miért akarom én ezt csinálni? Miben segít engem az, ha ezt megteszem? És ez miért fontos nekem? Ha a válasz az, hogy azért, mert mások szerint ez jó, vagy mert mindenki ezt teszi, vagy mert most ez a trend – akkor akár vissza is fordulhattok. 

Ha azt felelitek, hogy azért, mert Ti boldogok lesztek tőle, akkor viszont mehettek tovább egy újabb lépéssel: és miért tesz engem ez boldoggá? Mire vágyom valójában? És így mehettek tovább újabb és újabb miérteket feltenni magatoknak, amíg le nem értek a végső, legmélyebb okra. Ez egy nagyon érdekes és sokrétű feladat: gyakran még egy viszonylag alapos önismeretettel felvértezett ember is rájöhet, hogy az a tényező, amit mindig is a cselekvései mozgatórugójának vélt, valójában még mindig csak a jéghegy csúcsa. Ez egy csodálatos utazás önmagunk legmélyére, mely azonban értékes felismerésekkel gazdagíthat – mind az üzleti, mint a magánéletükben.