Volt egy fiatal kolléganőm – nevezzük Júliának- , akinek a megbeszélések – vagy, ahogy multinál emlegetni szokás, „meeting-ek” – voltak a mumusai. Egy éve dolgozott projektvezetőként, és egy idő után az volt az érzése, hogy már semmi mást nem csinál, csak meetingről meetingre jár, és közben nem jut ideje az adminisztratív feladataira. Egy tavaszi estén ültünk ketten az irodában, mindketten az elmaradásainkon dolgozva, és kétségbeesetten panaszkodott, hogy most is épp azért ül itt hat óra után, ahelyett, hogy odakint élvezné a kellemes időt és a madárcsicsergést, mert állandóan tárgyalásokon ül. 

Megkérdeztem tőle, hogy mit gondol, miért van ennyi megbeszélése egy nap. Azt válaszolta, nagyon gyakori, hogy nem jön el minden meghívott, akinek ott kellett volna lennie, és így meg kell ismételni egy-egy meetinget. Sokszor hiányzik a megbeszéléseiről épp az a szakértő, vagy az a döntéshozó, akinek a szereplése a leglényegesebb lett volna. Sajnos ez sokszor csak utólag derül ki. 

Ennél is nagyobb problémát jelent azonban az, hogy eljönnek olyanok is a tárgyalásokra, akik ugyan érintettek a projektben valamilyen módon, de érdemben nem tudják előlendíteni azt. Viszont hoznak száz új kérdést meg problémát, amelyek döntő többsége nem releváns; azonban, mire ez kikristályosodik, addigra rengeteg idő veszik kárba. Sajnos ez a jelenség mindennapossá vált Júlia projektvezetői munkásságában.

Épp ma történt, mesélte, hogy kapott egy listát a főnökétől azokról a személyekről, akik egy bizonyos jogi területért felelnek, azzal a megerősítéssel kísérve, hogy egészen bizonyosan köztük lesz az az egy vagy több döntéshozó, akire szüksége van. Júlia szépen előkészítette a meghívót, röviden vázolva, miről is lesz szó, és konkrétan kitért arra, milyen témában vár majd döntést. Mivel épp egy régóta boncolgatott kérdéskörről volt szó, a meghívottak lelkesen feleltek, hogy ott lesznek, mindenben segítenek, hogy haladjon az ügy. Ebből aztán egy egész jó kis találkozó kerekedett, melynek a végén azonban hidegzuhanyként érte az egyik résztvevő kijelentése: „Ja, hát ez tök hasznos kis megbeszélés volt, de döntést mi nem hozhatunk. Ez xy hatásköre, őt miért nem hívta meg?” 

Tehát, összegezve, a résztvevőket valóban érdekelte a téma és szívesen beszélgettek róla, de a megbeszélés céljának elérésében, ami egy konkrét határozathozatal volt, egyáltalán nem voltak illetékesek. A meghívóról lemaradt épp az az egy ember, akire szükség lett volna. Miért nem derült ez ki azonnal?

A túlbuzgóság csapdája

Viszonylag tapasztalatlan projektvezető kollégám jogosan esett kétségbe, amikor azt érezte, hogy még a gondos utánajárás és előkészítés sem mentheti meg őt a fölösleges köröktől. Hiszen előre egyeztetett a főnökével, tőle kapta a résztvevők listáját. Majd időben kiküldte a meghívót. Mindenki tudta miben vár támogatást. Mit tehetett volna másként, kérdezte tőlem?

Rutin hiányában több banánhéjon is elcsúszhat egy kezdő projektmenedzser. Elsőként megnéztük, mi volt pontosan a kiküldött meghívóban, illetve az azt kísérő e-mailben, hátha rájövünk, hol siklott félre az üzenet. Lényegre törő, mégis informatív írással szembesültem, ahol valóban egyértelműen ki lett emelve, hogy a megbeszélés célja egy adott döntés meghozatala volt. A meghívó kitért arra, hogy a kapott iránymutatás értelmében a címzettek között vannak az ebben a döntéshozatalban illetékes személyek. Ugyanakkor feltűnt, hogy ebben a formában a meghívó kézbesítője egy feltételezéssel dolgozott, amire nem kért visszaigazolást. Igen: meg kellett volna kérdeznie a címzettektől egyértelműen, hogy ők fognak-e döntést hozni.

Joggal merülhet fel a dilemma, ahogy Júlia felháborodott kérdése is, hogy miért nem jelezte a címzettek közül senki proaktívan, hogy a döntés nem az ő hatásköre? Miért nem válaszoltak azonnal, hogy ezt a témát xy-nal kell megvitatni? Miért igazolta vissza az összes meghívott a részvételét, és vett részt valóban a megbeszélésen, feleslegesen?

Elgondolkoztam ezen. Miért is? Miért akarnak olyanok is beleszólni a szakmai ügyeinkbe, akik nem tudnak érdemben hozzátenni – sőt, észrevételeikkel lehet, hogy csak még jobban megkavarják a munkánkat?

Az a tapasztalatom, hogy az emberek döntő részében megvan a nemes szándék, hogy segítsen a másiknak. Ha kap egy meghívót egy projektvezetőtől, és ő szívén viseli az adott projekt sorsát, akkor el fog menni a megbeszélésre, akkor is, ha nem tud érdemben hozzászólni. Mert a pozíciója révén kötelességének érzi, hogy ott legyen. Vagy mert, nem is tudom, ciki lenne azt mondani, hogy ebben nem tudok segíteni, fordulj ahhoz, aki tud. Vagy, akár, mert egész egyszerűen jó lehetőségnek tekinti, hogy felhozza a saját maga által fontosnak vélt kérdéseket – még akkor is, ha a megbeszélésnek nem ez a célja. Nem mindenhol van ez így persze, de abban a vállalati kultúrában, amelyben akkoriban dolgoztam, így volt. Ezzel csak annyi a baj, hogy ott, ahol a jószándék magas egoval párosul, nem szokás kimondani, hogy: „Bocs, ezt nem tudom.” Vagy: „Lenne mondanivalóm, de látom, neked most másra van szükséged, így azt megtartom magamnak.”

Ugyanígy látnak el bennünket kéretlen tanácsokkal, lendült bele Júlia, aki akkoriban épp egy szakításból próbált kikecmeregni, amikor a magánéletünkről van szó. Akkor is mindenki beledumál, hogy mit kellene csinálnunk, még ha nem is kértünk véleményt. Mi pedig csak állunk és nézünk tanácstalanul, a sok jótanács kereszttüzében, és semmivel sem vagyunk előrébb, mint korábban. Viszont legalább mások jól érzik magukat, mert azt hiszik, milyen nagyon segítettek. Pedig sokszor épp az ellenkezője történik.

Érintett személyek: a Stakeholder lista

Sok „meeting” akad el ott, hogy nem a megfelelő résztvevők kerülnek meghívásra. A távol maradó illetékeseknél már csak az rosszabb, amikor olyanok zsúfolódnak a kommunikációs terepen, akik nem hogy segítenék, hanem még vissza is lendítik a projektünket. Nem véletlenül javasolja a Projektmenedzsment metodika, hogy az egyik első lépésünk a projekt tervezésekor egy ú.n. Stakeholder lista legyen – ez azon személyek listája, akik a projektünkben valamilyen szinten érintettek, arra befolyással vannak, vagy akikre a projektünk befolyással van. Az érintettség különböző szintje és vállfaja létezik, erre is ad a módszer egészen pontos meghatározást, mert nem mindegy, hogy valaki döntéshozó, üzleti felelős, vagy egyszerűen csak egy alapszintű tájékoztatásra van szüksége. Ha egy megbeszélésünk balul sül el, könnyen lehet, hogy nem azokat hívtuk meg, akiknek kulcsszerepük lett volna.

Júlia magánéleti párhuzamát követően, tovább filozofáltunk a frissítő tavaszi estében. Felmerült a kérdés, vajon hogyan változnának meg a kapcsolataink, ha ezt a szemléletet a mindennapokban is alkalmaznánk? Életünk Stakeholder listáján ugyanúgy szerepelnének jelentős és kevésbé jelentős személyek, érintettek és kevésbé érintettek, olyanok, akik aktív támogatást nyújtanak és olyanok, akik csak „ott vannak”, kötelességből, de valójában nem tudnak bennünket hatékonyan segíteni. Megválasztjuk-e azt, hogy kivel hogyan kommunikálunk? Ki merjük-e mondani, hogy „Köszönöm az érdeklődésedet, de nincs szükségem tanácsra / nem a Te tanácsodra van szükségem ebben a témában?”, vagy túlságosan félünk megbántani másokat? Hiszen még egy üzleti meghívóba sem meri egy kezdő projektvezető beleírni, hogy például: „T. Kollégák, a projektvezetőnek nincs kapacitása fölösleges körökre. A hatékony munkavégzés érdekében kérem, aki nem illetékes a témában, az inkább maradjon távol.”

Miben tudok segíteni?

Júliával való brainstormingom végül nevetésbe fulladt, ahogy szürreálisnál szürreálisabb módon fogalmaztuk meg a lehetséges meghívó-felütéseket. Ezeknek a nagy részét persze sosem vetnénk be, de annyi bizonyos, hogy az eset óta mindketten sokkal bátrabban fogalmazzuk meg, mire van szükségünk. Nem elsősorban a magunk kényelme, hanem a projekt hatékonyságának, a közös cél elérésének érdekében. Persze az időgazdálkodás sem utolsó szempont – a projektvezetőnek is csak egy élete van!

Azóta is gyakran elgondolkodtam ezen az eseten. A mai világban, amikor annyi információ ömlik ránk minden percben, hogy nem győzzük kapkodni a fejünket, vajon hányféle forrásból kapunk felesleges adatokat, olyanokat, amelyekre egyáltalán nincs szükségünk? Ahogy haladunk adott célünk felé – legyen az egy projektdöntés, egy új kapcsolat, vagy akár a saját önmegvalósításunk – hányan hátráltatnak bennünket az utunkon akaratukon kívül, csak mert segíteni akarnak? Olyan sokan, hogy a Stakeholder listánkon alig jutunk el azokig, akikre igazán alapozhatunk. 

Egy ideális világban, minden projektrésztvevő feltenné magában a kérdést, hogy „Tudok-e ebben a témában segíteni?”, és ha a válasz nemleges, akkor aszerint járna el. Ha egy családtagod/barátod/kedves ismerősöd bajban van, valószínűleg jól fog esni neki ha megkérdezed tőle: „Miben tudok segíteni?” Ha megnevez valamit, amit te tényleg megtehetsz, az szuper érzés lesz, mindkettőtöknek. Ha nem, akkor ne akard az egodat fényezni azzal, hogy te majd mégis segítesz, mert te tudod a tutit: hagyd élni a másik embert. Talán ő már tudja az útját – bármily fájdalmas ez neked és az egodnak – nélküled is.

Addig is, a saját túlélésünk, a hatékonyságunk érdekében, jogunk van azt írni a meghívónkba, amit szükségesnek érzünk. Mint ahogy ahhoz is jogunk van, hogy azokat hívjuk meg az életünk egy-egy fontos döntéséről szervezett “meeting”-jébe, akiket mi szeretnénk.