„Hátha mégsem történik meg, söpörjük csak gyorsan a szőnyeg alá, és tegyünk úgy, mintha mi sem történt volna” – hangzik a mondat, amit egy felelős projektvezető sosem ejt ki a száján.
Érdekes helyzetbe keveredtem, ugyanis a projektmenedzsmentet bemutató sorozatomban épp akkor érkeztem el a rizikó menedzsmentet taglaló részhez, amikor beütött hazánkban a koronavírus okozta járvány.
Ha valaminek, akkor ennek a betegségnek aztán biztosan semmi köze a projektmenedzsmenthez, gondolhatnák. Pedig de. Nagyon is kiválóan lehet itt párhuzamot állítani.
De mi is az a risk management, magyarul kockázatmenedzsment?
Üzleti vagy IT projektvezetőként van egy nagyon fontos feladatunk, méghozzá rögtön a projekt elején: ez pedig a projekt sikerességét befolyásoló rizikók azonosítása és kezelése. Van elég emberünk? Helyükön vannak a megfelelő szakértők? Van elég időnk? Befolyásolhat bennünket az aktuális gazdasági állapot? Sok az ismeretlen tényező a projektünkben? Azaz, kérdéseket teszünk föl, és azok mentén vázoljuk, milyen lehetséges hatások érhetik a munkánkat, mi ezen hatások lehetséges bekövetkezési valószínűsége, mennyire lennének súlyosak ezen hatások következményei, és ez alapján, milyen választ fogunk adni rájuk. Röviden és tömören, ennyi tehát a rizikómenedzsment lényege:
1. Elfogadni, hogy vannak rizikók.
2. Menedzselni őket.
Persze most sarkítottam némileg, de akárhogy csűröm-csavarom: nem egy bonyolult képlet.
De akkor miért nem csináljuk?
Annak ellenére, hogy a kockázatok átláthatósága igen fontos jelentőséggel bír az üzleti projektjeink eredményességének és megítélésének szempontjából, sok projektcsapat mégis megfeledkezik a megfelelő akciótervekről. Számtalan projekt dokumentációjába volt már alkalmam beletekinteni „külsősként”, és bizony az a táblázat, ami a rizikók nyomon követésére van fenntartva, a legtöbb esetben üresen marad. Mi ennek az oka? Nagyon egyszerűen az, hogy még a projektekben is sokan azt gondolják, hogy amit nem teszünk transzparenssé, az nem is következik majd be. Ha nem látom a veszélyt, akkor az nem is valódi veszély. Ha nem foglalkozom vele, akkor kibújhatok a felelősség alól. Valójában a veszélyek tagadása mögött sokkal nagyobb félelemfaktor búvik meg, mint ami a veszélyekkel történő valós szembenézéssel jár, de az emberi psziché már csak így működik: önmagát cselezi ki.
Mi történik egy projektben, ahol nincs megfelelő válságmenedzsment?
Az esetek egy részében valóban nem üt be a krach, amitől tartottunk. Ilyenkor hajlamosak lehetünk megerősödni saját biztonságtudatunkban, lám, felesleges volt a pánik, nincs itt semmi látnivaló, oszoljanak, kérem. Igen ám, de ez többnyire nem a saját érdemünk, hanem puszta szerencse, illetve az is elmondható, hogy ezekben az esetekben a veszedelem beköveztének valószínűsége amúgy is elég alacsony volt. Tehát, nem az én érdemem, ha nem esett a fejemre egy tégla, amikor kiléptem a lakásból, hanem várható volt, hogy tartja magát a ház homlokzata.
A többi esetben viszont épp az fog bekövetkezni, amivel olyan nagyon nem akartunk szembenézni, és akkor ott állunk majd megoldások nélkül, mert nem terveztünk előre. Ilyenkor indul a bűnbakkeresés, illetve a külső körülmények okolása: „Oké, azt tudtuk, hogy csak két fejlesztő ért ehhez a szoftverhez, de ki gondolta, hogy mindkettő egyszerre mond fel”, vagy „Jó, hát nem csináltunk még ilyen projektet, azért nem tudtuk előre, hogy ez és ez nem fog működni.” Mindeközben például az, hogy egy bizonyos feladat elvégzésére csak korlátozott számú szakember áll rendelkezésre, illetve az, hogy olyan fába vágtuk a fejszénket, amit előttünk még senki nem csinált, önmagában is egy hatalmas rizikófaktor. Tehát, ha most például Magyarországon felütötte a fejét egy olyan kórokozó, amit még senki sem ismer igazán, és aminek a megbetegedési és halálozási statisztikáit még nem tudjuk óramű pontossággal megbecsülni, ugyanakkor a korábbi tapasztalatok abba az irányba mutatnak, hogy tömeges megbetegedések várhatók, miközben véges az egészségügyi-ellátóhelyeink kapacitása, akkor ésszerű válasznak tűnik a „jobb félni, mint megijedni” elvét követve óvatosabb fokozatra kapcsolni.
Ne legyenek senkinek illúziói: minden veszélyhelyzet, amit nem kezelünk elég körültekintően, magában hordozza a nagyobb veszteség lehetőségét. Az üzleti projektekben ez a veszteség többnyire anyagi, de kedvezőtlenül hathat az ügyfélélményre is, mert senki nem akar majd olyan céget megbízni, aki nem számol az ismert kockázati tényezőkkel.
Mit csinál egy projektvezető fenyegetettség esetén?
A projektvezető feladata azonosítani, osztályozni a rizikókat, és az üzleti oldal képviselőivel együttműködésben megfelelő akciótervet felállítani. Ez lehet annyi is, és sokszor valóban csak ennyiben marad, hogy megállapítja, az adott veszély valószínűsége vagy várható hatása olyan kismértékű, hogy nem érdemes invesztálni a megelőzésbe.
Nem a projektvezető oldja meg a rizikókat, de az ő felelőssége a transzparencia biztosítása, és az, hogy minden érintett megfelelően tájékoztatva legyen. A felelősség vállalása tehát kulcskérdés a kockázatmenedzsmentben, mind egyéni, mind kollektív szinten.
Minden rizikó egyben lehetőség is
A projektmenedzsment metodikából tanultam meg azt is, hogy nem minden „risk” jelent automatikusan veszélyt, hanem vannak olyan kockázatok, amelyek inkább fejlesztési esélyt hordoznak magukban. Ezt a szaknyelv a threat (fenyegetés) és opportunity (lehetőség) alkategóriák alapján különbözteti meg. Tehát az, ha valami olyan történik, ami nem várt irányba befolyásolja az üzleti projektünket, lehet, hogy hosszú távon egy fejlődési potenciált jelenthet. Kár, hogy ez a köznyelvbe még nem ültetődött át – talán kevésbé menekülnénk fejvesztve a kockázatok elől.
És akkor mi az üzenet? Ne féljünk szembenézni a kockázatokkal, mert lehet, hogy amit most hatalmas veszélynek gondolunk, sokkal kevésbé lesz súlyos, mint gondoljuk. Ugyanakkor, ha valóban az lesz, hosszútávon sokkal kifizetődőbb felelősen cselekedni, azaz: szembenézni a valós veszélyekkel, és megfelelő akciótervet készíteni. A félelmeinket ugyanis csak akkor győzhetjük le, ha nevén nevezzük, és saját mentális táblázatunkba vésve jól kivesézzük őket.
