„Aki nem tervez, a bukást tervezi meg”- vallotta Winston Churchill, és ki is vonná kétségbe eme kiváló államférfi szavait. Mégis, hogyan fér össze ez az útmutatás azokkal az aktuális önismereti és életvezetési trendekkel, amelyek egyre nagyobb teret adnak az intuitív, tervek nélküli létezésnek, és azt sugallják, éljünk a mának, éljünk a Mostban, vessünk el minden tervet, hiszen nem tudhatjuk, mit hoz a jövő – így minden terv fölöslegessé válik?
Amikor eldöntöttem, hogy a projektmenedzsmentet bemutató sorozatomban másodikként a tervezésről fogok írni, tudtam, hogy nagy fába vágom a fejszémet. A tervezés szükségessége illetve nem szükségessége ugyanis egy olyan téma, amelyről igen sarkos vélemények születtek már a történelemben pro és kontra is.
A klasszikus projektmenedzsment, úgy, mint a klasszikus üzleti tanácsadás, a tervezésre alapoz. „Semmilyen szél nem kedvez annak, aki nem tudja, melyik kikötőbe tart”- kopik Seneca ismert motivációs idézete irodák falán, önismereti naplók margóján, képernyővédőkön. Számotokra mit jelent ez az idézet?
Számomra a kikötő elsősorban azt a miértet szimbolizálja, amiről az első témával kapcsolatos cikkemben értekeztem: annak szükségességét, hogy tudjuk, miért kelünk útra. Ez mindennek az alapja. A másik alap én magam vagyok, az utazó. Magammal viszem az intuíciómat, a Mostban létezés képességét, úgy, ahogy bölcs buddhisták és modernkori önismereti guruk is tanácsolják. Ennyi kellene csak az úthoz? Mi van a hajóval, a személyzettel, az üzemanyaggal, a felszereléssel, a várható viharokkal? Lényegtelen az, hogy mivel, kivel jutunk a célunkhoz, mennyi idő alatt, mennyi pénzből, milyen akadályokat kell leküzdenünk? Hát az, hogy elérjük-e egyáltalán a célunkat ezen információk hiányában? Nem, nem lényegtelen. Ezért fontos számomra a tervezés.
A klasszikus projektmenedzsment úgy tartja, hogy a tervezés a projekt sikerességének kvintesszenciája; ezért projektvezetőként rengeteg időt és energiát ölünk a projektjeink alapos megtervezésébe és dokumentálásába. Ez végül egy nagy tervvé (Project Magamement Plan) áll össze, amely az alábbi szempontokat összesíti:
– A projekt terjedelme
– A projekt sikerességének mérői
– A projekt részfeladatai
– A részfeladatokhoz tartozó elvégzendő tevékenységek és a közöttük levő összefüggések
– Határidők és a feladatok ütemezése
– Költségvetés
– Minőségbiztosítás
– Emberi erőforrások
– Projektérintettek
– Kommunikáció
– Rizikómenedzsment
– Beszerzések
Ez a terv adja az alapot a további tevékenységekhez, a végrehajtáshoz és a minőségbiztosításhoz, valamint segíti annak ellenőrzését, hogy valóban azokat az eredményeket szállítjuk-e le, amelyek megvalósítását célul tűztük ki.
Erről nem szakmabeliként nem is kell többet tudnunk – nézzünk három rövid példát, hogyan hasznosíthatjuk a tervezést a mindennapi életben:
1. Tanulás – továbbképzés – önképzés.
A tanulás, kiváltképp, ha intézményi, kiváló terepet ad a tervezés gyakorlására és az önellenőrzésre. Amikor egy órarendet követünk, pontosan tudjuk, mikor, milyen tárgyra kell felkészülnünk, mikor vannak vizsgáink, mikorra kell leadnunk egy-egy írásbeli feladatot, mit kell teljesítenünk ahhoz, hogy a kezünkbe vehessük a vágyott oklevelet. Segít, ha a külső órarendet követve hozzáhangoljuk a saját órarendüket is, azaz előre feljegyezzük maguknak, mikor kell elkezdenünk tanulni az adott vizsgára, vagy dolgozni azon a bizonyos beadandón. Ez nagyfokú önismeretet követel, hiszen tisztában kell lennünk saját képességeinkkel és korlátainkkal.
Ha magántanárnál vagy autodidakta módon tanulsz, akkor is arra bíztatlak, hogy tűzz ki kisebb célokat, ezzel elkerülheted, hogy „elaprózódjon” a befektetett idő. Ez különösen a nyelvtanulásra igaz, ahol csak a rendszeres, célzott gyakorlás vezet eredményre.
2. Építkezés – felújítás – költözés.
Futott nálunk a 80-as években egy bűnűgyi sorozat, amelyben az volt a visszatérő motívum, hogy a címszereplő, Petrocelli, folyamatosan a házán dolgozik, de sosem készül el. Ez kevésbé humoros, amikor a való életben találja abban a helyzetben magát valaki, hogy már minden pénze elfogyott, de még mindig nincs hol laknia.
Nagyobb volumenü, nagy pénzügyi és időbeli erőforrást megmozgató tevékenységeket mindig érdemes előre tervezni. Az igaz, hogy nem láthatunk minden körülményt előre, de épp ezért fontos, hogy már az elején tisztában legyünk a valós erőforrásainkkal, és azzal, hogy mennyi mozgásterünk van, ha nem a megadott terv szerint halad majd minden. Az üzleti életben, minél több az ismeretlen befolyásoló tényező, annál nagyobb vésztartalékot illetve kockázatcsökkentő alternatívát tervezünk be a megvalósításra. Azt az elvet valljuk, hogy valós helyzetet és rizikókat akarunk kezelni, nem egy szépített, idealizált, „ha minden jól megy” – állapotot.
Szívem szerint ezt kőbe vésném hitelfelvétel előtt is.
3. Karrier
Igen, a karriert is tervezni kell – nem csak akkor, ha váltani akarunk, vagy ha feljebb szeretnénk vándorolni azon a bizonyos szamárlétrán. Te például elégedett vagy a jelenlegi munkahelyeddel? Hát az elismertségeddel, a fizetésedel? Utánanéztél már, mivel tudnád hosszútávon biztosítani magad: mi az az ismeret, ami emeli a „piaci értékedet”? Hogyan tudod azt megszerezni? Mit tudsz te megtenni érte? Ugyanebben a munkakörben hol fizetnek meg jobban?
Ne várd a csodát, vagy azt, hogy egyszer valaki felfedezi a rejtett értékeidet, és megdob egy szimpatikus pozícióval vagy 20% fizetésemeléssel – tervezd tudatosan a szakmai életed, és profitálj abból az önbizalomból, amit abból meríthetsz, ha a saját kezedbe veszed a sorsodat.
Igaza volt tehát Churchillnek, tényleg szükségszerűen elbukik az, aki sosem tervez? A megállapítást így hangolnám finomra: aki nem tervez, az valószínűleg könnyebben elbukik, különösen olyan helyzetekben, ahol sok az ismeretlen tényező és számít az idő, pénz, átláthatóság. A tervezés a tudatosság egyik eszköze, amely azonban nem zárja ki az ösztönös, rugalmas létezést. A tervek, ha jól használjuk őket, segítenek bennünket eligazodni az életben, és tanulni önmagunkról – önmagunktól.
