Fontos, hogy mikor érünk el egy bizonyos korábban kitűzött célt? És az, hogy mennyi időbe telik? Vagy csak annyi a lényeg, hogy legyen meg, aminek meg kell lennie? Az időtényező kérdését járom most körbe.
Amikor elkezdtem ezen a cikken dolgozni, kíváncsiságból felütöttem az internetet, hogy utána olvassak, mi is az idő definíciója. Olyan érdekes megközelítésekre találtam rá, amelyek elemzése önmagában megérne egy bejegyzést. Mivel azonban ez messzire vinne az eredeti célomtól, ami a projektvezetés, mint módszertan gyakorlati alkalmazhatóságának bemutatása, ezt az egy gondolatot ragadnám csak ki: az idő a változás mérésére szolgáló fogalom. Máris egy roppant érdekes filozófiai kérdésre bukkantunk: hogyan mérhető a változás, amikor a változás tulajdonképpen sosem ér véget?
Szerencsére a projektmenedzsment elég földhöz ragadt tudományág ahhoz, hogy erre is választ adjon. Az időhöz a projektekben ennek megfelelően többféleképpen is nyúlhatunk.
Az első lehetőség, hogy lebontjuk az egyes, a projektben vállalt munka-csomagokat részfeladatokra, és minden részfeladathoz rendelünk egy pesszimista, egy optimista és egy realista végrehajtási időt. Egyes projektekben valóban három különböző terv is készül, hogy minden eshetőségre felkészülhessünk. Ez természetesen több előkészületet igényel, ám segíthet pontosabb képet kapni a projektet befolyásoló tényezőkről.
Ezek után, alaposan felmérjük, pontosan milyen erőforrásokra is van szükségünk a kitűzött cél megvalósításához, majd nevesítjük, hogy ezek hogyan és mikor állnak majd rendelkezésünkre. Ezzel már nagyjából összeáll egy nyers kép arról, hogy mennyi idő alatt készül majd el a projekt. Ezt a tervet lehet aztán tovább finomítani; ne felejtsük el azonban, hogy még a legalaposabb tervezésbe is csúszhat hiba, ezért érdemes nem túl mereven ragaszkodni a terveinkhez.
A második lehetőség, amivel jómagam igen gyakran szembesültem az üzleti világban, hogy a megbízónak már van egy előre elképzelt, kötelező megvalósítási dátuma, ami nem képez tárgyalási alapot. Ez eredhet egyfajta üzleti preferenciából (például, hogy még ebben az üzleti évben meg kell lennie a projektnek, mert a jövő évben már nem biztos, hogy kap költségvetést) vagy az ügyfelünk saját ügyfelei felé tett ígéreteiből, vagy még számtalan más forrásból. Banki projektvezetői munkám során sok esetben törvényileg előre megszabott határidőkkel dolgoztunk. Ilyenkor némileg fordított tervezés történik, ahol a fix pontból, azaz a projekt végéből gördítjük vissza a feladatokat, és bizony terveznünk kellett azzal, hogy vagy a projekt terjedelmében, vagy a költségvetésben kell rugalmasabbnak lennünk.
A harmadik lehetőség az adaptív tervezés: többnyire ebben az esetben is van egy preferencia-dátum, ám ez az egyes részfeladatok elvégeztével folyamatos felülvizsgálat alá kerül, és szükség esetén módosul.
Mindegyik útnak megvan a maga nehézsége és rejtett potenciálja.
Az első esetben, amikor alaposan átveszünk minden befolyásoló tényezőt, és elegendő időt szánunk a tervezésre, akkor valószínűleg sokkal pontosabb képet kapunk arról, hogy valójában mikor jutunk el a kitűzött célunkig. Ez megerősítheti a biztonságérzetünket, ugyanakkor kevesebb szabad teret biztosít, ha át kényszerülünk írni valamit. Ráadásul, ha túlságosan elmélyedünk a tervezésben, az késleltetheti a megvalósítást. Ezért, ha tervező típusok vagyunk is, fontos, hogy biztosítsunk magunknak egyfajta rugalmasságot, és ne keseredjünk el, ha nem készülünk el „határidőre”.
Az előre megnevezett határidők kétségtelenül leegyszerűsíthetik az életünket. Ekkora meglesz a feladat, jelentjük ki, és punktum. Ebben az esetben motiváltak leszünk olyan belső és külső erőforrásainkat is mozgósítani, amelyek kétezéséről talán tudomásunk sem volt.
Ennek a hozzáállásnak a veszélye az, hogy kellő önismeret és tapasztalat hiányában olyan határidőt tűzünk ki célul, amit nem tudunk teljesíteni, így csalódunk önmagunkban. Fontos tudnunk, hogy ami másnak 5 napba, 1 hónapba vagy 1 évbe telik, az nem biztos, hogy tőlünk is ugyanennyi időt emészt majd fel. Nem minden változást tudunk megsürgetni. Ilyenkor is érdemes rugalmasnak maradni.
Az adaptív módszer kiváló kiegészítője lehet bármilyen munkamódszernek, de önmagában is megállja a helyét. Tervezek, elindulok, cselekszem, figyelem magam, majd kijavítom, amit szükséges, akár a korábban stabilnak gondolt vállalásaimat is.
Idő vonatkozásában fontosnak tartom még aláhúzni, hogy az idő az egyik legfontosabb erőforrásunk. Hajlamosak vagyunk a tudást, a tettvágyat, a másoktól kapott támogatást, a pénzt és sok már egyebet fő helyre tenni, amikor az erőforrásainkat számba vesszük. Viszont úgy tűnik, az idő az, amit folyamatosan felhasználunk, mégsem becsülünk meg eléggé. Önmagában az, hogy egy feladatba időt fektetünk, előbb-utóbb meg fog térülni valahol. Lehet, hogy nem ott és akkor, amire először számítottunk, de valahogyan biztosan. Az időt egyszerre fektetjük be és profitálunk belőle. Ezt jelenti számomra a címadó gondolat is: „Az idő pénz.”
Bizonyos helyzetekben kedvezőbb eredménnyel jár, ha valamire időt hagyunk, vagy ha kivárunk. Nem biztos, hogy mindig meg kell sürgetnünk az Életet, a munkatársainkat vagy önmagunkat. Gondoljunk az időre ezentúl úgy, mint az egyik leghűségesebb barátunkra!
