A sikeres üzleti projektek alappillére a tudatos pénzügyi tervezés és a költségeink folyamatos nyomon követése. Ha az életben is minden kis „projektünket” kellő pénzügy tudatossággal kezelnénk, akkor sok fejfájástól óvhatnánk meg magunkat.
Markos György tréfás kabaréjelenete, az Esti mese – orosz módra egyik szakállas poénja a címadója a mai bejegyzésemnek. A pénz persze nem tréfadolog, sőt, ez az egyik legkomolyabb tényező, amely egy üzleti projekt indítását megtámogathatja vagy éppenséggel akadályozhatja.
Mennyibe fog ez nekünk kerülni? – kérdezi a menedzsment már az első megbeszéléskor, és bizony legtöbbször már ebben az igen korai szakaszban is készülnek előzetes üzleti becslések, amelyek arra irányulnak, hogy minél hamarabb, minél pontosabb (és preferáltan minél alacsonyabb) költségvetést határozzunk meg.
A várható kiadás mértéke ugyanakkor gyakran többet nyom a latba, mint a projekt várható eredményének hasznossága. Költségérzékeny piac vagyunk, szeretnénk minél kevesebb befektetéssel minél nagyobbat kaszálni, de az a tapasztalatom, hogy a projekteknél ez épp úgy működik, mint a való életben: minél több erőforrást – anyagit, emberit, időbelit – invesztálunk valamire, annál tartósabb/minőségibb eredményt várhatunk cserébe. Az “Olcsó húsnak híg a leve” nevű bölcsesség bizony a versenyszférában is megállja a helyét.
A “mennyibe fog ez kerülni” azért mégsem ördögtől való kérdés – jogosan tehetjük fel magunknak kisebb-nagyobb kiadásokkal járó döntések, mint például egy házépítés, egy tanfolyam, a gyermekvállalás, vagy akár egy újabb csizma beszerzése előtt, ezzel elkerülhetőek a nagyobb meglepetések. A tudatos élethez az anyagi tudatosság is hozzátartozik.
Van egy másik kérdés, amellyel gyakran találkoztam, elsősorban jogi-szabályozási projektek során, ez pedig a következő: mibe fog nekünk kerülni, ha ezt nem csináljuk meg? A háttere ennek az, hogy egy törvényileg szabályozott és előírt változtatás (mint pl. az unos-untalan szembeköszönő GDPR) nem feltétlenül busás üzleti haszon reményében kerül megvalósításra, hanem azért, mert az adott cég a pénzügyi bevételével arányos, akár milliós nagyságrendű büntetésre számíthat annak elmulasztásakor. Ennélfogva sokszor történik az, hogy nem a projekt anyagi vagy egyéb hasznossága a döntő faktor annak indítása vagy elhalasztása mellett, hanem annak a forgatókönyvnek az elemzése, hogy milyen következményei lennének annak, ha ez a projekt nem indulna el.
Nagyon jónak találom ezt a kérdést. Izgalmas eljátszani vele és hozzárendelni minden egyes halogatott feladatunkhoz (és ilyen bőven van mindenkinek, ebben biztos vagyok).
Mi történik, ha ezt nem csinálom meg? Hosszú távon melyik választásom fog többe kerülni: az, ha erre költök, vagy az, ha nem?
Mondhatjuk azt, hogy nem vesszük meg a méregdrága kondibérletet erre a félévre, vagy nem végezzük el ezt vagy azt a képzést, mert sokba kerül. De mérlegeltük-e azt, mennyibe fog kerülni az egészségünk (vagy a betegségünk), ha nem költünk prevencióra? Összeszámoltunk-e, mennyi fizetésemeléstől esünk el havi/éves/ötéves szinten, ha nem képezzük tovább magunkat? Érdekes felvetések!
A gondolatmenet végére tartogatok egy hasznos tippet, amit én a projektvezetésből a saját kiadásaim kezelésére is átemeltem. A projektek költségeit sok szempont alapján és eltérő részletességgel szoktuk adminisztrálni, de ami közös, az az, hogy mindig van egy tervezett és egy ahhoz tartozó aktuális kiadást szemléltető dokumentáció. Ami azt illeti, én ezt már egyetemista koromban elkezdtem vezetni, így már majd 20 éve tudom hatékonyan tervezni és beosztani a saját bevételeimet és kiadásaimat.
Manapság már rengeteg online kiadástervező illetve költségnyilvántartó applikáció érhető el, így bárki bátran kiválaszthatja és a maga szájízére szabhatja ezeket. Tényleg csak ajánlani tudom, hogy fektessetek ebbe egy kis időt és energiát, hiszem, hogy lesz eredménye: ha más nem, akkor csak annyi, hogy már mobilos alkalmazások és Excel táblázatok nélkül is első blikkre tudni fogjátok, hogy ez a kabát belefér-e még az e havi kiadásokba, vagy az a THM elég kedvező-e számotokra. Ez azért elég nagy önbizalmat és biztonságérzetet ad ám!
