Hiába végzünk jó munkát, ha senki nem tud róla. Ugyanakkor: hiába beszélünk sokat, ha épp a lényegről nem ejtünk szót. Avagy a kommunikáció varázsa.
Jelentős ponthoz értem a projektmenedzsment mindennapokra is érvényes bölcsességeit bemutató sorozatomban, ugyanis ezt a részt a kommunikációnak szentelem. És hogy ez mitől jelentős?
Elég talán annyival felütnöm, hogy a globálisan érvényes és elfogadott Projektmenedzsment útmutató (PMBOK® vagy PMBOK® Guide, azaz a projektvezetők legfontosabb tudástára) alapján a projektvezető az ideje 75-90%-át tölti kommunikációval. Megismétlem: 75-90%. Azaz, az ideje túlnyomó részét. Ez az adat olyannyira önmagáért beszél, hogy itt akár be is fejezhetném ezt a cikket. A kommunikáció minden.
Valójában, ha jobban belegondolunk, akkor egészen érthető ez az arány. Hiszen mindegy, kik vagyunk, mindegy, mivel foglalkozunk, valójában mindig valamilyen üzenetet közvetítünk: a szavainkkal, a gesztusainkkal, a testtartásunkkal, az öltözékünkkel. Mindenki kommunikál. Tehát akkor ez nem is olyan nagy kunszt. Mi többet tud akkor egy projektmenedzser?
Vannak olyan attitűddel bíró emberek, akik a kommunikációba tudatosan célt, irányt, tartalmat visznek. Akik egyszerre figyelnek oda arra, hogy mások mit kommunikálnak, és arra, hogy ők maguk mit adnak tovább a külvilágnak. Olyanok ők, akik képesek új kommunikációs csatornákat kialakítani, a lényegest kiszűrni a lényegtelenből, a célközönségre szabni az üzenetet. Őbelőlük lesz a projektvezető.
Hogyan néz ki ez (jól) a gyakorlatban?
Terveket készítünk: de nem olyanokat, amelyeket aztán bedobunk a fiókba, és soha többé nem veszünk elő, hanem olyanokat, amelyeket az egész projektcsapat megismer, és ami minden további kommunikáció alapja lesz.
Megbeszélésekre járunk. De nem akármilyen megbeszélésekre: olyanokra, amelyeknek előre meghatározott célja van, amihez hozzárendeljük a megfelelő résztvevőket és az optimális formát.
Jegyzőkönyveket készítünk: de nem csak azért, hogy kielégítsük grafomán hajlamunkat, hanem azért, hogy a sok-sok információból, ami egy projekt során elhangzik, kiemeljük a lényeget.
Adminisztrálunk: azért, hogy mindig tudjuk, hol tartunk éppen a munkában.
Státuszriportokat készítünk: annak érdekében, hogy az elvégzett munkát transzparenssé tegyük, és hogy mindenkihez, projekttagtól a vezérigazgatóig, eljusson az az információ, ami a projektből számára releváns. Hiszen hiába végzünk jó munkát, ha senki nem tud róla. A kommunikáció a projektben nem azért fontos, hogy bennünket hátba veregessenek, milyen ügyesek vagyunk, hanem mert így derül fény kockázatokra, lehetőségekre, veszélyekre, másokat is érintő összefüggésekre.
Én projektvezetőként mindig is egy kicsit kakukktojás voltam, ugyanis bölcsész-nyelvtanár végzettséggel kerültem az üzleti szcénába. Nem igazán a klasszikus életpálya, és nem is a klasszikus projektvezetői szakmai profil az enyém. Különösen a Bécsben töltött éveim alatt csodálkoztak rám rendre a kollégák, amikor véletlenül szóba került az eredeti szakmám: Ausztriában még ma is jellemzőbbek a predesztinált, kiszámítható döntéseken alapuló életpálya-modellek, mint a kompetenciaalapú, „learning by doing” (csinálva tanulás) – jellegű pálya-és feladatválasztás. „De hát ez mind kommunikáció” – szoktam felelni mosolyogva, és valóban. Ez a csodálatos a kommunikációban. Annyiféle formája van, annyi lehetséges megélési területe, hogy egy élet is kevés arra, hogy mindbe belekóstoljunk. Ha tehát azt vesszük, hogy valaki tanár, vagy nyelvész, vagy projektvezető, vagy tréner, vagy cikkíró, akkor nem csak azt nézhetjük, mi a különbség, hanem azt is, hogy mi bennük a közös?
A tiszta szívből, tiszta szándékból eredő, értelmes céllal bíró kommunikáció összeköt – csakúgy, ahogy egy jól eltalált projektcél és egy jól kommunikáló projektvezető emberileg is kiválóan össze tud boronálni egy projektcsapatot. Bárki, aki kommunikációval foglalkozik, valamilyen formában utat mutat. Ebben óriási közösségformáló potenciál lakozik. Számomra ebben rejlik ennek a hivatásnak a valódi varázsa.
